Thủ tục đất đai thuận lợi hơn từ những thay đổi ở cơ sở

Việc đơn giản hóa thủ tục hành chính, đẩy mạnh số hóa dữ liệu đang giúp công tác đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận tại cơ sở từng bước thuận lợi hơn. Ở các địa phương phía Tây tỉnh Gia Lai, chính quyền đang tăng cường hướng dẫn, hỗ trợ người dân, đồng thời chuẩn hóa dữ liệu để nâng cao hiệu quả quản lý đất đai.

Với nhiều người dân, một thửa đất không chỉ là tài sản mà còn gắn với quá trình sinh sống, sản xuất của cả gia đình. Tuy nhiên, để thửa đất được xác lập đầy đủ về mặt pháp lý, việc đăng ký, kê khai và cấp Giấy chứng nhận đôi khi không đơn giản, nhất là với những trường hợp hồ sơ qua nhiều thời kỳ, giấy tờ thiếu hoặc thông tin chưa thống nhất.

Đến Bộ phận Một cửa làm thủ tục tách thửa để sang nhượng một phần diện tích đất cho con, ông Trần Hậu (thôn Thanh An, xã Bầu Cạn) được cán bộ địa chính hướng dẫn cụ thể về cách thức nộp hồ sơ và các thủ tục liên quan.

Ông Hậu cho biết, cán bộ hướng dẫn tận tình, giải thích rõ quy trình tách thửa, trong đó có quy định về diện tích tối thiểu đối với một lô đất. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ địa chính cấp giấy hẹn đo đạc thực tế thửa đất. Theo ông Hậu, nếu quá 15 ngày chưa có cán bộ đến đo đạc, gia đình có thể liên hệ để được nhắc lịch; tuy nhiên, thực tế cán bộ thường đến sớm hơn thời gian hẹn.

Sau khi hoàn tất đo đạc, hồ sơ được chuyển đến các phòng, ban chuyên môn để thực hiện trích lục. Người dân được thông báo khi đến thực hiện nghĩa vụ tài chính và chờ nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

“Trước đây, gia đình cũng từng làm giấy tờ đất nhưng mất rất nhiều thời gian, qua nhiều công đoạn, thậm chí mấy tháng chưa xong. Tuy nhiên, từ ngày sáp nhập và thực hiện chính quyền 2 cấp, thủ tục đăng ký đất đai đã đơn giản hơn rất nhiều, quan trọng là nhanh và thuận lợi hơn”, ông Hậu chia sẻ.

Theo ông Hậu, không chỉ thủ tục được đơn giản hóa, việc sang nhượng, đăng ký đất đai hiện nay cũng thuận tiện hơn nhờ ứng dụng công nghệ thông tin. Người dân chỉ cần cung cấp căn cước công dân, các thông tin liên quan được cán bộ hướng dẫn cập nhật trên hệ thống, ứng dụng VNeID. Nhờ đó, người dân không phải kê khai nhiều lần, giảm bớt giấy tờ và thời gian đi lại.

Không phải trường hợp nào cũng giống nhau. Có hộ đã sử dụng đất ổn định nhiều năm nhưng giấy tờ chưa hoàn chỉnh; có trường hợp thông tin trên giấy tờ cũ chưa đồng nhất với dữ liệu hiện nay. Những khác biệt đó khiến việc đăng ký đất đai ở cơ sở cần nhiều thời gian rà soát, đối chiếu.

Cũng đến làm thủ tục về đất đai, anh Lê Huy Luân (làng Bông Bim, xã Ayun) cho biết, gia đình có mảnh đất khai hoang từ lâu nhưng chưa được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Vì vậy, anh đến Bộ phận Một cửa để làm thủ tục cấp giấy.

Theo anh Luân, ban đầu anh nghĩ việc này sẽ khá khó khăn bởi liên quan đến nguồn gốc đất từ nhiều năm trước, có thể phải xác minh qua nhiều công đoạn, thủ tục và chưa chắc đã hoàn thành được hồ sơ. Tuy nhiên, khi đến làm việc, anh được cán bộ hướng dẫn cụ thể, giải thích những vấn đề còn vướng mắc trong quá trình kê khai.

“Cán bộ hướng dẫn rất tận tình, thậm chí từng chữ một để làm lại giấy quyền sử dụng đất cho hoàn chỉnh. Gia đình rất vui”, anh Luân chia sẻ.

Anh Luân cho biết, sau khi nộp hồ sơ không lâu, cán bộ địa chính đã xuống thực địa đo đạc thửa đất, lập trích lục và tiếp tục hoàn thiện hồ sơ. Theo giấy hẹn, khoảng 30 ngày sau, gia đình sẽ quay lại thực hiện nghĩa vụ tài chính và nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục cũng giúp anh Luân thuận lợi hơn. Do còn trẻ, anh có thể sử dụng ứng dụng VNeID và thực hiện việc kê khai theo hướng dẫn của cán bộ. “Khi cán bộ hướng dẫn kê khai, tôi thực hiện các thao tác rất nhanh để hoàn chỉnh, nên không mất nhiều thời gian cho cả hai bên”, anh Luân cho biết.

Để một thủ tục hành chính thực sự thuận lợi với người dân, điều quan trọng không chỉ là hồ sơ được giải quyết nhanh hơn, mà còn ở việc người dân biết rõ cần chuẩn bị gì, nộp hồ sơ ở đâu và được hướng dẫn cụ thể trong từng bước thực hiện. Đằng sau sự thuận lợi đó là khối lượng công việc không nhỏ của cán bộ địa chính ở cơ sở, từ tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ đến xác minh nguồn gốc đất, đo đạc thực tế, cập nhật thông tin và phối hợp với các cơ quan chuyên môn để hoàn thiện thủ tục.

Anh Trần Minh Hiếu, cán bộ địa chính xã Ayun cho biết, mỗi ngày bộ phận chuyên môn tiếp nhận và hướng dẫn người dân thực hiện nhiều thủ tục liên quan đến đất đai như cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu, đăng ký biến động, tách thửa, chuyển nhượng, thừa kế, chỉnh lý thông tin... Với mỗi hồ sơ, cán bộ phải kiểm tra kỹ thông tin, đối chiếu giấy tờ và hướng dẫn người dân bổ sung, hoàn thiện những nội dung còn thiếu.

Theo anh Hiếu, khi người dân đến thực hiện thủ tục đất đai, cán bộ sẽ kiểm tra thông tin, xác định những nội dung cần bổ sung trước khi tiến hành các bước tiếp theo. Với những trường hợp chưa biết sử dụng các ứng dụng điện tử, cán bộ trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ người dân cập nhật thông tin trên hệ thống VNeID.

Sau khi hoàn tất các bước ban đầu, người dân nhận giấy hẹn và có thể trở về, còn hồ sơ được cán bộ tiếp tục chuyển đến các phòng, ban chuyên môn để xử lý theo quy trình. Đến thời gian hẹn, người dân chỉ cần quay lại nhận kết quả.

Anh Hiếu cho rằng, so với trước đây, việc giải quyết thủ tục hành chính về đất đai hiện nay cơ bản nhanh hơn, thuận tiện hơn cho người dân. Tuy nhiên, khối lượng công việc của cán bộ địa chính ở cơ sở cũng tăng lên. Nhiều thao tác mà trước đây người dân phải tự thực hiện thì nay cán bộ hỗ trợ, hướng dẫn gần như toàn bộ, từ kê khai thông tin đến thực hiện các bước trên hệ thống.

“Cán bộ có vất vả hơn nhưng đổi lại, người dân hài lòng hơn khi đến làm thủ tục. Khi người dân chưa hiểu, mình hướng dẫn, hỗ trợ để họ hoàn thành hồ sơ thì họ sẽ tin tưởng và cảm thấy thuận lợi hơn khi làm việc với chính quyền địa phương”, anh Hiếu chia sẻ.

Đặc biệt, tại xã Ayun, phần lớn người dân là đồng bào dân tộc thiểu số. Khi thực hiện thủ tục đăng ký đất đai, nhiều người chưa quen với việc sử dụng các ứng dụng điện tử, thậm chí chưa kích hoạt tài khoản VNeID mức độ 2. Trong những trường hợp này, cán bộ địa chính phải hướng dẫn người dân sang cơ quan công an để được hỗ trợ kích hoạt tài khoản, sau đó mới có thể tiếp tục các bước của hồ sơ. “Gần như cán bộ phải hướng dẫn từ đầu đến cuối, từ việc chuẩn bị hồ sơ, kê khai thông tin đến thực hiện các thao tác trên hệ thống”, anh Hiếu cho biết.

Tại xã Hra, việc hướng dẫn người dân ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ cũng được cán bộ chuyên môn đặc biệt chú trọng. Anh Tạ Duy Nguyên, chuyên viên Văn phòng Đăng ký đất đai UBND xã Hra cho biết, khi người dân có nhu cầu thực hiện các thủ tục liên quan đến đất đai, hồ sơ được tiếp nhận tại bộ phận một cửa của UBND xã. Sau đó, thông tin được chuyển đến Văn phòng Đăng ký đất đai khu vực để tiếp tục xử lý, trong đó có các bước liên quan đến đo đạc.

Cách làm này giúp người dân giảm thời gian đi lại, đồng thời hạn chế việc phải trực tiếp thực hiện nhiều khâu trong quá trình giải quyết hồ sơ. Tuy nhiên, để quá trình xử lý được thuận lợi, cán bộ xã phải chủ động hướng dẫn và phối hợp từ sớm.

Theo anh Nguyên, số lượng công việc liên quan đến lĩnh vực đất đai hiện nay tương đối lớn. Vì vậy, trước khi thực hiện thủ tục, cán bộ thường thông báo cho người dân chuẩn bị và phối hợp thực hiện việc đo đạc, xác định hiện trạng đất. Việc chủ động sắp xếp từ trước giúp hạn chế tình trạng phải đo đạc nhiều lần, tránh phát sinh thêm thời gian và công sức cho cả người dân lẫn cán bộ.

“Ngay từ khi người dân đến nộp hồ sơ, cán bộ phải hướng dẫn cụ thể để họ biết cần chuẩn bị những gì, thực hiện những bước nào. Làm kỹ ngay từ đầu sẽ hạn chế việc hồ sơ phải bổ sung, trả đi trả lại nhiều lần, qua đó giảm thời gian và công sức cho người dân”, anh Nguyên cho biết.

Việc hoàn thiện hồ sơ đăng ký đất đai không chỉ giải quyết quyền lợi trước mắt của từng hộ dân. Khi thông tin về thửa đất được cập nhật đầy đủ, chính xác và thống nhất, cơ quan quản lý cũng có thêm cơ sở để theo dõi biến động, giải quyết thủ tục và phục vụ công tác quản lý đất đai tại địa phương.

Tại xã Bàu Cạn, việc hỗ trợ người dân được thực hiện ngay từ khâu tiếp nhận hồ sơ. Ông Nguyễn Thanh Hải, Phó Chủ tịch UBND xã Bàu Cạn, cho biết, khi người dân có nhu cầu đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cán bộ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công sẽ kiểm tra, hướng dẫn cụ thể về thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện và những nội dung cần bổ sung, hoàn thiện.

“Ngay từ đầu, cán bộ phải hướng dẫn rõ để người dân biết cần chuẩn bị những gì. Hồ sơ thiếu nội dung nào thì giải thích cụ thể để người dân bổ sung, hạn chế tình trạng phải đi lại nhiều lần”, ông Hải cho biết.

Cùng với hướng dẫn, cán bộ chuyên môn chủ động rà soát, phân loại hồ sơ, phối hợp với các bộ phận liên quan để xử lý từng bước. Những trường hợp cần xác minh nguồn gốc, hiện trạng sử dụng đất hoặc đo đạc thực tế được chủ động phối hợp thực hiện, qua đó hạn chế phát sinh thêm thời gian cho người dân.

Việc hỗ trợ cũng được chú trọng đối với những trường hợp chưa quen với việc kê khai và thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử. Cán bộ trực tiếp hướng dẫn, hỗ trợ người dân hoàn thiện các bước cần thiết, vừa giúp hồ sơ được xử lý thuận lợi, vừa từng bước nâng cao khả năng tiếp cận dịch vụ công của người dân.

Tại xã Ayun, khối lượng hồ sơ đất đai được tiếp nhận và xử lý cũng cho thấy yêu cầu ngày càng lớn đối với công tác này. Từ ngày 1/7/2025 đến nay, UBND xã đã tiếp nhận tổng cộng 3.162 hồ sơ thuộc lĩnh vực đất đai. Trong đó, 3.085 hồ sơ đã được giải quyết; 65 hồ sơ đang trong quá trình xử lý và 22 hồ sơ đang chờ công dân thực hiện nghĩa vụ tài chính.

Ông Mai Thanh Chung, Phó Chủ tịch UBND xã Ayun, cho biết, trước khối lượng công việc lớn, xã tập trung rà soát, phân loại từng nhóm hồ sơ để có hướng xử lý phù hợp. Những hồ sơ đủ điều kiện được ưu tiên giải quyết; các trường hợp còn thiếu giấy tờ, chưa rõ nguồn gốc hoặc có vướng mắc về diện tích, ranh giới được cán bộ chuyên môn phối hợp với thôn, người dân và cơ quan đăng ký đất đai xác minh, làm rõ.

“Với địa bàn có đông đồng bào dân tộc thiểu số, việc hỗ trợ trực tiếp cho người dân được xã xác định là một trong những giải pháp quan trọng. Những hộ chưa quen với việc kê khai hoặc thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử sẽ được cán bộ hướng dẫn từng bước, giúp hoàn thiện hồ sơ ngay từ đầu”, ông Chung chia sẻ.

Cùng với đó, xã tăng cường phối hợp giữa cán bộ địa chính, bộ phận một cửa, các thôn và cơ quan đăng ký đất đai. Những trường hợp cần đo đạc, xác minh thực tế được chủ động phối hợp thực hiện; các vấn đề vượt thẩm quyền được tổng hợp, báo cáo cơ quan chuyên môn để được hướng dẫn, tháo gỡ.

Theo ông Chung, cải cách thủ tục hành chính về đất đai không chỉ là rút ngắn thời gian giải quyết, mà còn phải giúp người dân dễ tiếp cận và thực hiện. Khi cán bộ hướng dẫn cụ thể ngay từ đầu, hồ sơ được theo dõi xuyên suốt và các bộ phận phối hợp chặt chẽ, người dân sẽ giảm được thời gian, công sức trong quá trình đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.

Hiện ngoài việc tích cực hỗ trợ người dân làm sổ đỏ, xã Ayun cũng đã ban hành Kế hoạch số 139A /KH-UBND để triển khai đầy đủ, kịp thời và đồng bộ các nội dung theo Kế hoạch số 2959/KH-BNNMT-BCA và Kế hoạch số 184/KH-UBND bảo đảm hoàn thành các mục tiêu về đo đạc, lập hồ sơ địa chính và hoàn thiện cơ sở dữ liệu quốc giavề đất đai trên địa bàn xã Ayun. Xã tiếp tục tổ chức rà soát, chuẩn hóa, cập nhật và hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai, bảo đảm đồng bộ với cơ sở dữ liệu của xã với tỉnh và quốc gia; phối hợp đo đạc, lập, chỉnh lý bản đồ địa chính, lập hồ sơ địa chính đốivới toàn bộ thửa đất, bảo đảm dữ liệu theo hướng “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và cải cách thủtục hành chính. Đưa cơ sở dữ liệu đất đai vào quản lý, vận hành, khai thác phụcvụ công tác quản lý nhà nước, nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ công, đẩy mạnh giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.