Cách ghi nhật ký canh tác điện tử?

Ghi nhật ký canh tác điện tử là ghi lại mọi hoạt động sản xuất trên điện thoại hoặc máy tính thay cho sổ giấy.

Ghi nhật ký canh tác điện tử là ghi lại mọi hoạt động sản xuất trên điện thoại hoặc máy tính thay cho sổ giấy. Cách làm: (1) chọn công cụ – ứng dụng nhật ký nông nghiệp, phần mềm quản lý trang trại, hệ thống truy xuất nguồn gốc của tỉnh/ hợp tác xã/ doanh nghiệp, hoặc đơn giản là bảng tính (Excel, Google Sheets); (2) khai báo thông tin vườn: lô, diện tích, cây trồng, giống; (3) ghi ngay khi làm việc: ngày, lô, công việc, vật tư (tên phân, thuốc, liều lượng), người thực hiện, kèm ảnh chụp; (4) ghi thu hoạch, bán hàng theo lô; (5) sao lưu dữ liệu. Nhật ký điện tử giúp đáp ứng yêu cầu VietGAP, hữu cơ, mã số vùng trồng, truy xuất nguồn gốc, đồng thời tính được chi phí, nhắc lịch, tránh thu hoạch khi chưa hết thời gian cách ly.

Nhật ký cần ghi những gì?

Nhóm	Nội dung ghi
Thông tin vườn	Lô, vị trí, diện tích, cây trồng, giống, năm trồng
Làm đất, trồng	Ngày, cách làm, nguồn giống
Bón phân	Ngày, lô, tên phân, lượng, cách bón, người bón
Thuốc bảo vệ thực vật	Ngày, lô, đối tượng sâu bệnh, tên thuốc, hoạt chất, liều lượng, thời gian cách ly, người phun
Tưới nước	Ngày, nguồn nước, lượng/ thời gian tưới
Sâu bệnh	Ngày phát hiện, mức độ, biện pháp xử lý
Thu hoạch	Ngày, lô, sản lượng, mã lô
Bán hàng	Ngày, người mua, số lượng, giá
Vật tư	Ngày mua, nơi mua, số lượng, hóa đơn

Các bước thực hiện

Chọn công cụ phù hợp: hỏi hợp tác xã, doanh nghiệp thu mua xem họ có dùng hệ thống riêng không (để đồng bộ dữ liệu).
Cài đặt, tạo tài khoản, khai báo vườn, lô.
Tạo danh mục vật tư thường dùng để chọn nhanh, không phải gõ lại.
Ghi ngay sau khi làm, chụp ảnh vật tư, hiện trường.
Kiểm tra hằng tuần xem có thiếu mục nào.
Xuất báo cáo cuối vụ, lưu trữ theo yêu cầu chứng nhận.

Ưu điểm so với sổ giấy

Không thất lạc, không nhòe, dễ tìm kiếm.
Tự tính tổng chi phí, lượng phân, thuốc.
Nhắc lịch bón, phun; cảnh báo thời gian cách ly.
Chia sẻ với hợp tác xã, tổ chức chứng nhận, người mua.
Tạo tem QR truy xuất (xem truy xuất nguồn gốc nông sản là gì).

Chọn phần mềm nhật ký thế nào?

Dễ dùng, tiếng Việt, có mẫu theo cây trồng.
Dùng được khi mất mạng, tự đồng bộ khi có mạng.
Xuất được dữ liệu (file Excel, PDF) để nộp hồ sơ chứng nhận.
Bảo mật, sao lưu.
Phù hợp yêu cầu tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp thu mua.

Với trang trại lớn cần thêm kho, nhân công, thu chi, xem phần mềm quản lý trang trại cần những tính năng nào.

Số hóa các hồ sơ khác của trang trại

Ngoài nhật ký canh tác, nên số hóa luôn các giấy tờ quan trọng:

Giấy tờ đất, hợp đồng thuê đất, bản đồ lô (chụp ảnh hoặc quét rõ nét).
Hóa đơn mua vật tư, hợp đồng bán hàng, hợp đồng bao tiêu.
Chứng nhận VietGAP, hữu cơ, mã số vùng trồng, kết quả kiểm nghiệm.
Sổ thu chi, bảng chấm công nhân công.

Cách làm: chụp ảnh hoặc quét bằng điện thoại, đặt tên file theo quy tắc (năm – loại giấy tờ – lô), xếp vào thư mục theo năm và theo loại, lưu trên dịch vụ lưu trữ đám mây kèm một bản sao trên máy tính hoặc ổ cứng. Bản giấy gốc vẫn phải giữ cẩn thận vì nhiều thủ tục yêu cầu xuất trình bản gốc.

Mẹo duy trì ghi chép

Ghi ngay ngoài vườn, không để dồn cuối ngày.
Dùng ảnh chụp, giọng nói nếu ứng dụng hỗ trợ.
Phân công một người chịu trách nhiệm kiểm tra nhật ký.

Câu hỏi thường gặp

Nhật ký điện tử có được chấp nhận khi chứng nhận VietGAP không? Thường được chấp nhận nếu đầy đủ nội dung yêu cầu và có thể xuất, in ra khi kiểm tra; nên hỏi trước tổ chức chứng nhận.

Người lớn tuổi không rành điện thoại thì sao? Có thể ghi sổ giấy rồi người trong gia đình hoặc hợp tác xã nhập lại; hoặc dùng ứng dụng đơn giản có nhập bằng giọng nói.

Ghi bằng Excel có được không? Được, miễn đủ thông tin và lưu trữ an toàn; phần mềm chuyên dụng tiện hơn ở nhắc lịch, tạo tem truy xuất.

Thông tin mang tính tham khảo; bà con nên hỏi hợp tác xã, tổ chức chứng nhận về mẫu nhật ký yêu cầu.